電話応対「院長に代わってください」

電話応対「院長に代わってください

院長に代わってください
こう言われて
はい、お待ちください」と
すぐに院長(歯科医師)に取り次いだりしていませんか?

経験を積んだ歯科助手さんはここまで書くと何が言いたいのか
わかると思いますが、
新人の歯科助手さんはもちろん、
経験が半年以上あるような歯科助手さんでも理解していない人がいます。


ほとんどの場合が院長(歯科医師)は診療中です。
最悪なやり取りは

院長、電話です
(診療を中断して)誰から?
あ、まだ聞いてません

正直、歯科医院の受付としての存在意義が疑われます(笑)


電話の相手は大きく3つに分かれます。

1今すぐ取りつがないといけない相手
2急ぎではないが、後でかけ直す必要がある相手
3取り次ぐ必要がない相手

一つずつ考えて生きましょう。

1 今すぐ取りつがないといけない相手

ほぼ、ありえません。
個人的な意見になるかも知れませんが、
患者さんの診療を中断してまで
話をしないといけないような電話は基本的にはありません。

どうしても大事な話の電話があるようなら
私なら朝に
今日、○○という人から電話が来るから、来たら教えて」と
スタッフ全員に伝えておきます。

また、家族に急なトラブルなどがあった際は
電話をかけてきた人が「緊急だ」ということを伝えてきますからわかるでしょう。

私の家族なら私の携帯にメールしますけどね。


2 急ぎではないが、後でかけ直す必要がある相手

お付き合いのある業者さんなどが当てはまりますね。
もちろん、業者さんの用事の中には緊急なときもありますが
ほとんどのケースはこちらに当てはまるでしょう。

ここで大事なのは
お名前を承ります」「あとで折り返しお電話いたします
というのがキーワードでしょうか。

いや、社会人として当たり前なのですけど(笑)

ここで名前を名乗らなかったり
いえ、またかけますので」などと言ってくるようだと
3に当てはまる可能性が非常に高いです。


3 取り次ぐ必要がない相手

現実的にはこれが一番多い気がしますね。
いわゆる営業の電話です。

もちろん、歯科医院に営業の電話をかけてくる営業の方の名誉のために
書きますが、話す必要がないとか意味ではないですよ。
役に立つ話や情報もありますし、新たな展開が生まれることもあります。

ただ、抜歯を途中にして
マンション投資」「新しいHPについて
の話を聞く歯科医師はいないでしょう。

先ほどのキーワード
お名前を承ります」「あとで折り返しお電話いたします
と聞いて判断してください。
ただし、最近は
山田です」としか名乗らなかったり
院長とお約束があるのですが」などとウソをつくような業者もいます。
仮に自分で判断できなくても
診療後や合間に院長(歯科医師)に伝えれば院長が判断します。

余談ですが
私は休み時間は別ですが
診療時間内の営業の電話には絶対に応対しません。

診療時間と休憩時間は公表しているわけですから
診療中とわかってて電話してる人
休憩時間も調べずに片っ端から歯科医院に電話してる人
と一緒に良い仕事ができるとは思わないからです。


posted by ドクター at 08:52 | Comment(0) | TrackBack(0) | 歯科助手の電話対応 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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